ГлавнаяПресс-ЦентрПубликации

Внешнее управление печатной инфраструктурой – решение для бизнеса

Передача внутренних бизнес-процессов в управление внешней компании — это, безусловно, эволюционный этап развития бизнеса в Казахстане. Как показывает практика, крупные организации стремятся самостоятельно решать все существующие и возникающие бизнес-задачи. До сих пор существует стереотип: «Если хочешь, чтобы что-то было сделано, надо делать самому». Однако уже сейчас ряд крупнейших компании, преследуя цели, связанные с повышением качества процессов и сокращением расходов, используют в качестве инструмента внешнее управление. О такой услуге, как управление документоемкими процессами, нам рассказал Василий Алпатов Руководитель Департамента прямого сервиса компании Xerox – мирового лидера на рынке аутсорсинга печати и услуг по управлению контентом.

1. Крупный бизнес имеет очень широкий спектр процессов, которые можно было бы передать на внешнее управление. Какие процессы являются интересными для Xerox?

Действительно, количество процессов, которые можно было бы передать на внешнее управление, очень обширно: от организации корпоративной столовой до обслуживания персональных компьютеров и процессинговых операций. Xerox помогает управлять «документоемкими» процессами, связанными как с документами и содержащейся в них информацией, так и с относящейся к ним инфраструктурой. Это и управление офисной инфраструктурой, и аутсорсинг массового производства документов. Это два очень больших и важных участка, бесперебойная работа которых напрямую влияет на бизнес.

2. Как проходит передача внутренних процессов на аутсорсинг, каким компаниям она необходима?

Первым и обязательным шагом является обследование офисной инфраструктуры и процессов. Результатом работы консультантов на этом этапе является четкое понимание текущей ситуации и определение целей, бизнес-требований и ограничений заказчика, а также расчет параметров фу нкционирования инфраструктуры и реальных затрат на изготовление документов. Предложения по оптимизации заключаются в создании согласованного плана изменения как состава и характеристик офисной среды, так и существующих процессов для их максимально возможного соответствия требованиям, определенным на первой стадии. На заключительном этапе обследования производится окончательное согласование плана оптимизации и расчет финансовой модели.

Вторым компонентом является управление парком оборудования, которое осуществляется на основании договора и в рамках плана оптимизации. Он может оперативно дополняться в соответствие с изменяющимися условиями бизнеса клиента. В течение срока действия договора Xerox берет на себя управление согласованными изменениями инфраструктуры, соответствующих процессов и процедур, включая осуществление всех необходимых коммуникаций внутри компании.

И, наконец, управление эксплуатацией. В рамках договора на управление Xerox отвечает за работоспособность всей существующей техники в офисе компании-клиента, причем независимо от марок и производителей.

3. С учетом емкости описанных Вами составляющих, есть ли ключевые особенности этой услуги?

Конечно, их несколько. Во-первых, "покопийная" схема оплаты. Во-вторых, принцип "все включено". Затем, контроль затрат - предлагаемая форма ценообразования позволяет выявить и адекватно перераспределять все затраты (включая косвенные) на офисную инфраструктуру и связанные процессы по подразделениям компании с точностью до сотрудника. По окончании месяца клиенту предоставляется отчет о распределении суммы счета по центрам затрат, рассчитываемый Xerox в соответствии с согласованным алгоритмом. И, наконец, продвинутая система отчетности.

4. Какие требования предъявляются к поставщику услуг?

Для осуществления подобной деятельности поставщику услуг необходимо иметь очень серьёзную отлаженную инфраструктуру. Я имею ввиду выстроенную финансово-ресурсную модель, способную обеспечивать контрактные обязательства перед заказчиком. Поставщик услуг должен отдавать себе отчет, в том, что от его деятельности напрямую зависят бизнес-процессы самого заказчика. Это очень серьёзная задача, - одного желания бывает мало.

Также поставщик должен обладать конкретным опытом, накопленным в процессе реализации реальных проектов, и достигнутыми финансовыми показателями. И, наконец, экспертизу подрядчика должны подтверждать и отраслевые аналитические агентства, ко мнению которых прислушиваются заказчики.

5. Назовите примеры подобных проектов, реализованных в Казахстане?

На текущий момент компания Xerox уже реализовала ряд проектов, связанных с внешним управлением печатной офисной инфраструктуры. Это представители крупного бизнеса - Beeline, Procter & Gamble, Baker Hughes, Евразийский Банк. Правильно сформированная стратегия оптимизации позволила достичь экономии затрат в размере от 15 до 30%

6. Каковы перспективы развития аутсорсинга в Казахстане?

Я убежден, что мы находимся в самом начале это пути. Принимая во внимание динамику рынка, особенно розничной части, а также тенденцию оптимизации затрат с учетом макроэкономических показателей, предполагаю, что крупные компании все больше и больше будут стараться освобождаться от непрофильных для них процессов и затрат. В конкурентной борьбе организации будут все чаще прибегать к помощи профессиональных поставщиков услуг для создания уникальной, оптимальной и финансово эффективной модели управления офисной печатной инфраструктурой, а также центрами массовой печати документов.

Оригинал публикации

Все публикации